Przeczytanie tego artykułu zajmie Ci: 5 min.

Zachowaj przeszłość, ochroń przyszłość – Archiwizacja dokumentów w Archiveo

Name: Zachowaj przeszłość, ochroń przyszłość – Archiwizacja dokumentów w Archiveo
Rating: 0

Archiwizacja dokumentów to jedna z tych dziedzin, które często pozostają w cieniu nowoczesnych technologii i szybkiego tempa życia w erze cyfrowej. Jednak warto podkreślić, że zachowywanie i właściwe zarządzanie dokumentami odgrywa niezwykle istotną rolę w organizacjach, instytucjach i życiu codziennym.

Czym dokładnie jest archiwizacja dokumentów?

Archiwizacja dokumentów to systematyczny proces gromadzenia, przechowywania, katalogowania i zarządzania dokumentami w sposób umożliwiający ich łatwą dostępność, bezpieczeństwo oraz zachowanie na przyszłość. Taką czynność zlecić można wyspecjalizowanym do tego firmom. Archiwizacja dokumentów w Archiveo to gwarancja pewności, że dostarczone dokumenty będą odpowiednio sklasyfikowane i bezpiecznie uporządkowane. Dlaczego archiwizacja dokumentów jest tak ważna?

Korzyści z powierzenia archiwizacji dokumentów Archiveo

Archiwizacja pozwala na zachowanie historii organizacji, instytucji lub jednostki. Dzięki temu możemy sięgnąć w przeszłość i dowiedzieć się, jakie decyzje i wydarzenia miały wpływ na teraźniejszość. Dla firm i instytucji archiwizacja dokumentów ma kluczowe znaczenie w celu spełnienia wymagań prawnych i regulacji dotyczących przechowywania dokumentów. Warto również zaznaczyć, że archiwizacja może pomóc w ochronie wrażliwych danych i informacji. Dodatkowo, w erze cyfrowej, w której ilość generowanych dokumentów jest ogromna, archiwizacja umożliwia efektywne zarządzanie informacjami. Pomaga w szybkim dostępie do potrzebnych dokumentów oraz w unikaniu bałaganu i dezorganizacji.

Odpowiednia klasyfikacja to podstawa archiwizacji

Dokumentację można podzielić na dwie główne kategorie ze względu na ich wartość archiwalną:

Materiały archiwalne (kategoria A): Oznaczone symbolem A, są to akta, które posiadają istotne znaczenie jako źródło informacji o wartości historycznej. Archiwizacja dokumentów kategorii A wymaga szczególnego podejścia. Stanowią one integralną część państwowego zasobu archiwalnego i są przeznaczone do przechowywania na zawsze. Oznacza to, że dokumenty te nigdy nie mogą zostać zniszczone. Powinny być przechowywane w archiwach zakładowych przez okres 25 lat. Po tym czasie powinny zostać przekazane do właściwego archiwum państwowego.
Materiały niearchiwalne (kategoria B): Oznaczone symbolem B, obejmują wszystkie dokumenty, które posiadają jedynie tymczasową wartość praktyczną. Archiwum powinno przechowywać je przez okres ustalony dla tej dokumentacji w jednolitym rzeczowym wykazie akt. Wykaz ten, zawierający informacje o kategoriach archiwalnych poszczególnych dokumentów, powinien być dostępny w każdej firmie. Po upływie wymaganego okresu przechowywania dokumentacji kategorii B, można ją przeklasyfikować, zniszczyć samodzielnie lub oddać do procesu utylizacji.

Dlaczego archiwizację dokumentów należy powierzyć firmie Archiveo, a nie specjalnemu opiekunowi na etat?

Archiwizacja dokumentów jest kluczowym procesem w zarządzaniu informacjami w firmie. W miarę jak dokumentacja firmy rośnie, staje się coraz ważniejsza i bardziej złożona. Wiele firm staje przed wyborem: zatrudnić specjalnego opiekuna na etat do zarządzania dokumentacją czy też skorzystać z usług profesjonalnej firmy archiwizacyjnej, takiej jak Archiveo. Firma Archiveo specjalizuje się w archiwizacji dokumentów. Nasi pracownicy posiadają specjalistyczną wiedzę i doświadczenie w dziedzinie zarządzania dokumentacją, przechowywaniem dokumentów oraz przepisami dotyczącymi archiwizacji. Zatrudnienie specjalisty na etat może być kosztowne i niekoniecznie gwarantuje takie samo zaawansowanie i wiedzę. Korzystanie z usług naszej formy pozwala na efektywne zarządzanie kosztami archiwizacji. Oferujemy różnorodne pakiety usług, które można dostosować do indywidualnych potrzeb firmy. W przeciwnym przypadku, zatrudnienie na etat specjalisty może wiązać się z kosztami związanymi z wynagrodzeniem, ubezpieczeniem oraz innymi świadczeniami. W Archiveo stosujemy rygorystyczne standardy bezpieczeństwa i poufności, co jest szczególnie istotne, jeśli firma przechowuje dokumenty zawierające wrażliwe informacje, a dodatkowo, dbamy o zgodność z obowiązującymi przepisami dotyczącymi przechowywania dokumentów, co pozwala uniknąć niepotrzebnego ryzyka związanego z niespełnianiem wymogów prawnych.

Archiwizacja dokumentów to kluczowy element zarządzania informacjami w firmie, który warto powierzyć specjalistom. Archiveo oferuje specjalistyczną wiedzę, doświadczenie, elastyczność oraz gwarancję bezpieczeństwa i zgodności z przepisami, co sprawia, że jest to atrakcyjna alternatywa w porównaniu do zatrudniania opiekuna na etat. Dzięki temu firma może skoncentrować się na swojej głównej działalności, a jednocześnie mieć pewność, że jej dokumenty są w najlepszych rękach.

Autor

Barbara Zadrożna

Jest doświadczonym redaktorem serwisu budowlanego. Specjalizuje się w tematyce budownictwa i remontów. Dzięki swojej wiedzy i pasji, jest w stanie dostarczać czytelnikom wartościowych i rzetelnych informacji dotyczących tej branży. Basia jest zaangażowana w swoją pracę i dąży do ciągłego rozwijania swoich umiejętności, aby jeszcze lepiej spełniać oczekiwania swoich czytelników.